Plano de contratações anual (PCA)

CONCEITOS IMPORTANTES

PCA: o Plano de contratações anual (PCA) é o documento que consolida as demandas que o órgão ou a entidade planeja contratar no exercício subsequente ao de sua elaboração.

PGC: o Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações (PGC) é a ferramenta informatizada integrante da plataforma do Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais (SIASG).

DFD: o Documento de Formalização de Demandas (DFD) fundamenta o plano de contratações anual, em que a área requisitante evidencia e detalha a necessidade de contratação.

PLANOS CONSOLIDADOS E PUBLICADOS

PCA 2025

PCA 2024

PCA 2023

PCA 2022

PCA 2021

PCA 2020

ELABORAÇÃO DO PCA

Etapas e prazos

Até a primeira quinzena de maio de cada exercício, os órgãos e as entidades elaborarão os seus planos de contratações anual, os quais conterão todas as contratações que pretendem realizar no exercício subsequente, incluídas:

I - as contratações diretas, nas hipóteses previstas nos art. 74 e art. 75 da Lei nº 14. 133, de 2021; e

II - as contratações que envolvam recursos provenientes de empréstimo ou de doação, oriundos de agência oficial de cooperação estrangeira ou de organismo financeiro de que o País seja parte.

Art. 7º Ficam dispensadas de registro no plano de contratações anual:

I - as informações classificadas como sigilosas, nos termos do disposto na Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, ou abrangidas pelas demais hipóteses legais de sigilo;

II - as contratações realizadas por meio de concessão de suprimento de fundos, nas hipóteses previstas no art. 45 do Decreto nº 93.872, de 23 de dezembro de 1986;

III - as hipóteses previstas nos incisos VI, VII e VIII do caput do art. 75 da Lei nº 14.133, de 2021; e

V - as pequenas compras e a prestação de serviços de pronto pagamento, de que trata o § 2º do art. 95 da Lei nº 14.133, de 2021.

A elaboração do planejamento de compras envolve as seguintes etapas e prazos:

Tabela 1 - Etapas do Plano de Contratações Anual (PCA) - Conforme Decreto nº 10.947/2022

NORMATIVAS E ORIENTAÇÕES

Visando a padronização na forma de preenchimento do PGC pelas unidades administrativas autônomas e descentralizadas do Instituto Federal do Espírito Santo, foram disponibilizados os seguintes documentos orientativos:

Decreto 10.947/2022 (formato .pdf, tamanho 192kb)

Tutorial tela a tela para preenchimento do PCA (formato .pdf, tamanho 1mb)

Tutorial de como trocar senha do SIASG (formato .pdf, tamanho 360kb)

Link para acesso ao sistema PGC: https://www.gov.br/compras/pt-br/sistemas/conheca-o-compras/sistema-de-planejamento-e-gerenciamento-de-contratacoes

Elaboração do Documento de Formalização da Demanda (DFD) -  Webinar “DFD na prática”: https://www.youtube.com/watch?v=7LXfGhTlXQM

GUIA PARA ELABORAÇÃO DO PLANO DE CONTRATAÇÕES ANUAL (PCA)

Referência: Decreto nº 10.947/2022

Os setores requisitantes de compras precisam planejar as demandas previstas para o exercício subsequente, as quais formarão o Plano de Contratações Anual (PCA), tendo como produto final um calendário de processos de compras/contratações (Decreto nº 10.947/2022, amparado pelo inciso VII, caput do Art. 12 da Lei 14.133/2021)

Dentro do planejamento, cabe ao responsável requisitante elaborar o Documento de Formalização de Demanda (DFD), a ser preenchido no portal de compras federais (https://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortal.asp). Tal exigência está prevista no Art. 10 do Decreto nº 10.947/2022.

LEVANTAMENTO DA DEMANDA

Conforme o Decreto nº 10.947/2022, que disciplina a elaboração do Plano de Contratações Anual (PCA), não é mais necessário inserir no sistema os dados sobre cada item específico da demanda. A inserção poderá se dar apenas pelo tipo de demanda, ou seja, a classe de itens normalmente adquiridos em um mesmo processo de compra.

Contudo, para se chegar ao valor estimado de cada classe de itens, é necessário que o requisitante elabore a sua planilha de itens demandados. Essa planilha de itens também servirá para a abertura posterior dos processos de compra.

Assim, o primeiro passo para o Planejamento das compras é a elaboração das planilhas de itens demandados. Pode-se utilizar as planilhas já elaboradas em anos anteriores ou baixar o PCA - Modelo Planilha preenchimento da demanda (formato .ods, tamanho 15kb).

Orientações para o levantamento da demanda:

a) Os itens já planejados para serem adquiridos constam no Plano de Contratações ano em vigor, disponível na aba Plano de Contratação Anual (PCA).

b) Orientações para demandas específicas:

b.1) As demandas de materiais para uso em laboratórios devem ser encaminhadas inicialmente para o e-mail da Coordenadoria de Laboratórios, laboratorio.vv@ifes.edu.br;

b.2) As demandas de material de uso geral do campus (materiais de expediente, limpeza geral, manutenção geral etc.) serão elaboradas pela Coordenadoria de Almoxarifado. Já as demandas específicas para esses tipos de materiais devem ser planejadas pelo setor demandante;

b.3) A demanda de treinamento de pessoal será elaborada pela Diretoria de Administração e Planejamento;

b.4) As demandas de serviços gerais para funcionamento do campus serão elaboradas pela Coordenadoria de Serviços Auxiliares e Transporte. Serviços específicos para atender às particularidades das áreas precisam ser planejados pelos setores demandantes.

b.5) As demandas de materiais e equipamentos de Tecnologia de Informação e Comunicação (TIC) deverão ser enviadas para o e-mail do setor de TI (suporte.vv@ifes.edu.br), o qual fará os ajustes e agrupamentos das demandas setoriais;

b.6) Não é necessário elaborar demanda individual sobre diárias e passagens;

ACESSO AO SISTEMA

Os usuários que já possuem o perfil de acesso com a senha expirada deverão encaminhar um e-mail para adminsitracao.vv@edu.br, informando o seu nº de CPF, solicitando a reativação do usuário.

Para cadastramento de novo usuário, Solicite Acesso ao Sistema de Compras e entenda como solicitar seu acesso ao sistema de demanda de compras.

PREENCHIMENTO NO SISTEMA

Dentro da elaboração do Plano de Contratações Anual (PCA), cabe aos setores demandantes o preenchimento de Documentos de Formalização de Demanda (DFD), junto ao Portal de Compras do Governo Federal, acessando https://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortal.asp  e seguindo o Tutorial de Preenchimento de DFD (formato .pdf, tamanho 1mb).

1. De acordo com o calendário de compras, o setor requisitante (coordenadoria ou diretoria de área) deverá:

1.1 Abrir processo de compra/contratação:

1.1.1 Selecionando opção de Classificação CONARQ, de acordo com a natureza do processo, dentre as opções que aparecem ao serem digitadas as palavras-chave “compra” ou “contratação”, assim como “obra”, “construção” ou “reforma”.

1.1.2 Descrevendo o objeto, no campo “assunto detalhado”

1.2 Produzir e anexar ao processo:

1.2.1 Documento de Formalização de Demanda (DFD)

Necessário para todo processo de compra/contratação.

Trata-se do DFD que foi preenchido para o Plano de Contratações Anual (PCA), tendo originado a contratação prevista no calendário de contratações.

Deve ser retirado do Sistema de Compras, seguindo os passos descritos abaixo:

1. Acessar o ícone de usuário no canto superior direito da tela de abertura do sistema, selecionando “PGC”;

2. Selecionar o filtro “PCA 20XX – XXXX”, escolhendo ano a que se refere o Plano;

3. Selecionar a guia “Meus DFDs”, caso o DFD tenha sido feito pela própria pessoa que está consultado;

3.1 Caso tenha sido outra pessoa que cadastrou o DFD desejado, deve-se selecionar “DFDs da minha UASG” e digitar, no campo de filtro “Termo a ser pesquisado”, o número do DFD ou o nome da área requisitante ou uma palavra relativa à descrição do objeto.

4. Identificado o DFD, deve-se procurar na coluna “Ações” o ícone “Visualizar DFD” e clicar no mesmo;

5. No canto inferior direito há a opção “Baixar Documento”, que, ao ser clicada, será gerado uma versão em pdf do DFD. Essa versão deverá ser anexada no processo de contratação a ser aberto no SIPAC.

Caso não exista DFD para a contratação pretendida, ou seja, caso a contratação não tenha sido planejada, o requisitante deverá:

1. Acessar o sistema e realizar a criação de novo DFD, seguindo os passos detalhados no tutorial de preenchimento de DFD (formato .pdf, tamanho 1mb).

2. Uma vez enviado o novo DFD, informar sobre sua inclusão à Coordenadoria de Licitação e Compras, basta baixá-lo e anexar ao processo, conforme instruções dos itens 4 e 5 anteriormente detalhados.

1.2.2 Estudo Técnico Preliminar (ETP) Digital

Deve ser Preenchido no Sistema de Compras (art. 4º da IN SEGES/ME nº 58/2022), para  mais orientações acesse o Guia de preenchimento de ETP (formato .pdf, tamanho 38kb)

Ao entrar no sistema o usuário deverá acessar, no ícone de usuário no canto superior direito, a opção “ETP”.

Para preenchimento, caso ainda não tenha,solicite acesso ao sistema de demanda de compras.

Documento obrigatório, conforme IN SEGES/ME nº 58/2022, facultativo apenas para os casos de dispensa de licitação por limite de valor e outras situações específicas (Incisos I, II, VII e VIII do Art. 75, Lei 14.133/2021).

Modelo de despacho para dispensa do ETP e ou Análise de risco (formato .pdf, tamanho 68kb)

1.2.3 Termo de Referência (TR) Digital

Deve ser Preenchido no Sistema de Compras (art. 4º da IN CGNOR/ME nº 81/2022)

Ao entrar no sistema o usuário deverá acessar, no ícone de usuário no canto superior direito, a opção “Termo de Referência”.

Obrigatório para todo processo de compra/contratação, inclusive para contratações diretas (§ 1 º do art. 6º da IN CGNOR/ME nº 81/2022).

Deverá “ser elaborado conjuntamente por servidores da área técnica e requisitante ou, quando houver, pela equipe de planejamento da contratação” (Art. 8º da IN CGNOR/ME nº 81/2022).

Poderá ser utilizado os modelos seguintes para aquisições por contratação direta (dispensa de licitação):  TR 08/2024 para aquisições e TR 20/2024 para contratação de serviços, considerar orientações disponibilizadas (formato .pdf, tamanho 837kb)

1.2.4 Pesquisa de preços

Faz parte do termo de referência conforme disposto no (Inciso IX, Art. 8º da IN CGNOR/ME nº 81/2022).

Para a realização de pesquisa de preços dentro da legalidade, os responsáveis demandantes devem considerar orientações disponíveis (formato .pdf, tamanho 1mb)

1.2.5 Mapa de Riscos da Contratação

Deve ser Preenchido no Sistema de Compras

Ao entrar no sistema o usuário deverá acessar, no ícone de usuário no canto superior direito, a opção “Gestão de Riscos”.

Documento necessário apenas para contratações de serviços em que seja celebrado contrato (IN SG/MPDG nº 05/2017, ratificada pela IN SEGES/ME nº 98/2022), devendo ser preenchido no sistema de compras federais no link https://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortal.asp, módulo “Gestão de Riscos.”

Modelo de despacho para dispensa do ETP e ou Análise de risco (formato .pdf, tamanho 68kb)

1.3 Após instruído o processo, encaminhar o processo para a Diretoria de área.

1. Esporadicamente, as diretorias de área e coordenadoria interessadas, poderão receber comunicado da Diretoria de Administração, indicando a possibilidade de manifestar interesse de participar em licitação a ser realizada por outra unidade do Ifes ou dos demais órgãos federais.

2. Havendo o interesse em adquirir futuramente os itens relacionados no termo de referência do órgão gerenciador da licitação, a coordenadoria/diretoria de área deverá:

2.1 realizar o levantamento dos itens e quantitativos de interesse;

2.2 comunicar-se com as demais coordenadorias/diretorias para agrupamento da demanda e abertura de único processo, caso mais de uma coordenadoria/diretoria tenha interesse no objeto;

2.3 Abrir processo de compra/contratação:

2.3.1 Selecionando opção de Classificação CONARQ, de acordo com a natureza do processo, dentre as opções que aparecem ao serem digitadas as palavras-chave “compra” ou “contratação”, assim como “obra”, “construção” ou “reforma”.

2.3.2 Descrevendo o objeto e o número da identificação da IRP, no campo “assunto detalhado”

2.4 Produzir e anexar ao processo:

2.4.1 Oficio a Diretoria da área solicitando a aquisição do item/serviço.

2.4.2. Documento de Formalização de Demanda (DFD)

Necessário para todo processo de compra/contratação.

Trata-se do DFD que foi preenchido para o Plano de Contratações Anual (PCA), tendo originado a contratação prevista no calendário de contratações.

Deve ser retirado do Sistema de Compras, seguindo os passos descritos abaixo:

1. Acessar o ícone de usuário no canto superior direito da tela de abertura do sistema, selecionando “PGC”;

2. Selecionar o filtro “PCA 20XX – XXXX”, escolhendo ano a que se refere o Plano;

3. Selecionar a guia “Meus DFDs”, caso o DFD tenha sido feito pela própria pessoa que está consultado;

3.1 Caso tenha sido outra pessoa que cadastrou o DFD desejado, deve-se selecionar “DFDs da minha UASG” e digitar, no campo de filtro “Termo a ser pesquisado”, o número do DFD ou o nome da área requisitante ou uma palavra relativa à descrição do objeto.

4. Identificado o DFD, deve-se procurar na coluna “Ações” o ícone “Visualizar DFD” e clicar no mesmo;

5. No canto inferior direito há a opção “Baixar Documento”, que, ao ser clicada, será gerado uma versão em pdf do DFD. Essa versão deverá ser anexada no processo de contratação a ser aberto no SIPAC.

Caso não exista DFD para a contratação pretendida, ou seja, caso a contratação não tenha sido planejada, o requisitante deverá:

1. Acessar o sistema e realizar a criação de novo DFD, seguindo os passos detalhados no tutorial de preenchimento de DFD (formato .pdf, tamanho 1mb).

2. Uma vez enviado o novo DFD, basta baixá-lo e anexar ao processo, conforme instruções dos itens 4 e 5 anteriormente detalhados.

2.4.3 Estudo Técnico Preliminar (ETP) Digital

Deve ser Preenchido no Sistema de Compras (art. 4º da IN SEGES/ME nº 58/2022), para  mais orientações acesse o Guia de preenchimento de ETP (formato .pdf, tamanho 38kb)

Ao entrar no sistema o usuário deverá acessar, no ícone de usuário no canto superior direito, a opção “ETP”.

Para preenchimento, caso ainda não tenha, solicite solicite acesso ao sistema de demanda de compras.

Documento obrigatório, conforme IN SEGES/ME nº 58/2022, facultativo apenas para os casos de dispensa de licitação por limite de valor e outras situações específicas (Incisos I, II, VII e VIII do Art. 75, Lei 14.133/2021).

Modelo de despacho para dispensa do ETP e ou Análise de risco (formato .pdf, tamanho 68kb)

2.4.4 Requisição de Participação – Modelo no SIPAC

a) Adicionar documento no processo carregando o modelo do SIPAC “TERMO DE REFERÊNCIA-REQUISIÇÃO DE PARTICIPAÇÃO IRP”;

b) Preencher o documento conforme as informações, quantidades e características do objeto demandado;

b.1) Deve-se manter a indicação de numeração dos itens conforme termo de referência recebido do órgão gerenciador.

2.4.5  Termo de Referência do órgão gerenciador

Anexar no processo o termo de referência original, produzido e enviado pelo órgão gerenciador da compra.

2.5 Após instruído o processo, encaminhar o processo para a Diretoria de área (caso seja aberto por uma coordenadoria).

1. Abrir processo de compra/contratação:

Selecionando opção de Classificação CONARQ, de acordo com a natureza do processo, dentre as opções que aparecem ao serem digitadas as palavras-chave “compra” ou “contratação”, assim como “obra”, “construção” ou “reforma”.

Descrevendo o objeto, no campo “assunto detalhado”

2. Produzir e anexar ao processo:

2.1 Ofício a Diretoria da área solicitando adesão a ata de registro de preços. Modelo de ofício de pedido de carona (formato .odt tamanho 11kb).

2.2 Documento de Formalização de Demanda (DFD)

Necessário para todo processo de compra/contratação.

Trata-se do DFD que foi preenchido para o Plano de Contratações Anual (PCA), tendo originado a contratação prevista no calendário de contratações.

Deve ser retirado do Sistema de Compras, seguindo os passos descritos abaixo:

1. Acessar o ícone de usuário no canto superior direito da tela de abertura do sistema, selecionando “PGC”;

2. Selecionar o filtro “PCA 20XX – XXXX”, escolhendo ano a que se refere o Plano;

3. Selecionar a guia “Meus DFDs”, caso o DFD tenha sido feito pela própria pessoa que está consultado;

3.1 Caso tenha sido outra pessoa que cadastrou o DFD desejado, deve-se selecionar “DFDs da minha UASG” e digitar, no campo de filtro “Termo a ser pesquisado”, o número do DFD ou o nome da área requisitante ou uma palavra relativa à descrição do objeto.

4. Identificado o DFD, deve-se procurar na coluna “Ações” o ícone “Visualizar DFD” e clicar no mesmo;

5. No canto inferior direito há a opção “Baixar Documento”, que, ao ser clicada, será gerado uma versão em pdf do DFD. Essa versão deverá ser anexada no processo de contratação a ser aberto no SIPAC.

Caso não exista DFD para a contratação pretendida, ou seja, caso a contratação não tenha sido planejada, o requisitante deverá:

1. Acessar o sistema e realizar a criação de novo DFD, seguindo os passos detalhados no tutorial de preenchimento de DFD (formato .pdf, tamanho 1mb).

2. Uma vez enviado o novo DFD, basta baixá-lo e anexar ao processo, conforme instruções dos itens 4 e 5 anteriormente detalhados.

2.3 Estudo Técnico Preliminar (ETP) Digital

Deve ser Preenchido no Sistema de Compras (art. 4º da IN SEGES/ME nº 58/2022), para mais orientações acesse o Guia de preenchimento de compras (formato .pdf, tamanho 903kb).

Ao entrar no sistema o usuário deverá acessar, no ícone de usuário no canto superior direito, a opção “ETP”. Após o preenchimento deverá ser publicado e baixado na versão pdf.

OBS: o Termo de Referência é dispensado no caso de Adesão (Carona), conforme artigo 11 da IN 81/2022.

2.4 Pesquisa de preços

Faz parte do termo de referência conforme disposto no (Inciso IX, Art. 8º da IN CGNOR/ME nº 81/2022).

Para a realização de pesquisa de preços dentro da legalidade, os responsáveis demandantes devem considerar as orientações disponíveis (formato .pdf, tamanho 1mb).

⚠️ATENÇÃO: o preço da Ata a ser Aderida deve ser mais vantajoso (de valor menor) do que a pesquisa de preços.

2.5 Ata de Registro de Preços a ser aderida – consultar a Coordenadoria de Licitação e Compras para download dos documentos do Pregão (Ata SRP; Ata do Pregão, Resultado por fornecedor; proposta);

2.6 Autorização do Fornecedor do material – o Ofício de Solicitação de Autorização para Adesão a Ata de Registro de Preços (formato .odt, tamamnho 11kb)) deve ser preenchido e enviado ao fornecedor, por e-mail. Caso tenha interesse em fornecer a adesão, o fornecedor deve enviar um documento de autorização, também por e-mail. Esse documento de autorização do fornecedor deve ser anexado ao processo de compra.

2.7. Justificativa da vantagem da adesão - o documento deve ser anexado ao processo de compras e preenchida pelo requisitante: Modelo de justificativa da vantagem da adesao a ata (formato .docx, tamanho 8kb).