Fluxograma de Contratação Direta (formato .png, tamanho 178kb)

1. De acordo com o calendário de compras, o setor requisitante (coordenadoria ou diretoria de área) deverá:

1.1 Abrir processo de compra/contratação:

1.1.1 Selecionando opção de Classificação CONARQ, de acordo com a natureza do processo, dentre as opções que aparecem ao serem digitadas as palavras-chave “compra” ou “contratação”, assim como “obra”, “construção” ou “reforma”.

1.1.2 Descrevendo o objeto, no campo “assunto detalhado”

1.2 Produzir e anexar ao processo:

1.2.1 Documento de Formalização de Demanda (DFD)

Necessário para todo processo de compra/contratação.

Trata-se do DFD que foi preenchido para o Plano de Contratações Anual (PCA), tendo originado a contratação prevista no calendário de contratações.

Deve ser retirado do Sistema de Compras, seguindo os passos descritos abaixo:

1. Acessar o ícone de usuário no canto superior direito da tela de abertura do sistema, selecionando “PGC”;

2. Selecionar o filtro “PCA 20XX – XXXX”, escolhendo ano a que se refere o Plano;

3. Selecionar a guia “Meus DFDs”, caso o DFD tenha sido feito pela própria pessoa que está consultado;

3.1 Caso tenha sido outra pessoa que cadastrou o DFD desejado, deve-se selecionar “DFDs da minha UASG” e digitar, no campo de filtro “Termo a ser pesquisado”, o número do DFD ou o nome da área requisitante ou uma palavra relativa à descrição do objeto.

4. Identificado o DFD, deve-se procurar na coluna “Ações” o ícone “Visualizar DFD” e clicar no mesmo;

5. No canto inferior direito há a opção “Baixar Documento”, que, ao ser clicada, será gerado uma versão em pdf do DFD. Essa versão deverá ser anexada no processo de contratação a ser aberto no SIPAC.

Caso não exista DFD para a contratação pretendida, ou seja, caso a contratação não tenha sido planejada, o requisitante deverá:

1. Acessar o sistema e realizar a criação de novo DFD, seguindo os passos detalhados no tutorial de preenchimento de DFD (formato .pdf, tamanho 1mb).

2. Uma vez enviado o novo DFD, informar sobre sua inclusão à Coordenadoria de Licitação e Compras, basta baixá-lo e anexar ao processo, conforme instruções dos itens 4 e 5 anteriormente detalhados.

1.2.2 Estudo Técnico Preliminar (ETP) Digital

Deve ser Preenchido no Sistema de Compras (art. 4º da IN SEGES/ME nº 58/2022), para  mais orientações acesse o Guia de preenchimento de ETP (formato .pdf, tamanho 38kb)

Ao entrar no sistema o usuário deverá acessar, no ícone de usuário no canto superior direito, a opção “ETP”.

Para preenchimento, caso ainda não tenha,solicite acesso ao sistema de demanda de compras.

Documento obrigatório, conforme IN SEGES/ME nº 58/2022, facultativo apenas para os casos de dispensa de licitação por limite de valor e outras situações específicas (Incisos I, II, VII e VIII do Art. 75, Lei 14.133/2021).

Modelo de despacho para dispensa do ETP e ou Análise de risco (formato .pdf, tamanho 68kb)

1.2.3 Termo de Referência (TR) Digital

Deve ser Preenchido no Sistema de Compras (art. 4º da IN CGNOR/ME nº 81/2022), conforme orientações para o uso do modelo (formato .pdf, tamanho 61kb).

Ao entrar no sistema o usuário deverá acessar, no ícone de usuário no canto superior direito, a opção “Termo de Referência”.

Obrigatório para todo processo de compra/contratação, inclusive para contratações diretas (§ 1 º do art. 6º da IN CGNOR/ME nº 81/2022).

Deverá “ser elaborado conjuntamente por servidores da área técnica e requisitante ou, quando houver, pela equipe de planejamento da contratação” (Art. 8º da IN CGNOR/ME nº 81/2022).

1.2.4 Pesquisa de preços

Faz parte do termo de referência conforme disposto no (Inciso IX, Art. 8º da IN CGNOR/ME nº 81/2022).

Para a realização de pesquisa de preços dentro da legalidade, os responsáveis demandantes devem considerar orientações disponíveis (formato .pdf, tamanho 1mb) e anexar no processo o Modelo de formalização da pesquisa de preços (formato .odt, tamanho 34kb, atualizado em 18/06/2025)

1.2.5 Mapa de Riscos da Contratação

Deve ser Preenchido no Sistema de Compras

Ao entrar no sistema o usuário deverá acessar, no ícone de usuário no canto superior direito, a opção “Gestão de Riscos”.

Documento necessário apenas para contratações de serviços em que seja celebrado contrato (IN SG/MPDG nº 05/2017, ratificada pela IN SEGES/ME nº 98/2022), devendo ser preenchido no sistema de compras federais no link https://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortal.asp, módulo “Gestão de Riscos.”

Modelo de despacho para dispensa do ETP e ou Análise de risco (formato .pdf, tamanho 68kb)

1.3 Após instruído o processo, encaminhar o processo para a Diretoria de área.

1. Esporadicamente, as diretorias de área e coordenadoria interessadas, poderão receber comunicado da Diretoria de Administração, indicando a possibilidade de manifestar interesse de participar em licitação a ser realizada por outra unidade do Ifes ou dos demais órgãos federais.

2. Havendo o interesse em adquirir futuramente os itens relacionados no termo de referência do órgão gerenciador da licitação, a coordenadoria/diretoria de área deverá:

2.1 realizar o levantamento dos itens e quantitativos de interesse;

2.2 comunicar-se com as demais coordenadorias/diretorias para agrupamento da demanda e abertura de único processo, caso mais de uma coordenadoria/diretoria tenha interesse no objeto;

2.3 Abrir processo de compra/contratação:

2.3.1 Selecionando opção de Classificação CONARQ, de acordo com a natureza do processo, dentre as opções que aparecem ao serem digitadas as palavras-chave “compra” ou “contratação”, assim como “obra”, “construção” ou “reforma”.

2.3.2 Descrevendo o objeto e o número da identificação da IRP, no campo “assunto detalhado”

2.4 Produzir e anexar ao processo:

2.4.1 Oficio a Diretoria da área solicitando a aquisição do item/serviço.

2.4.2. Documento de Formalização de Demanda (DFD)

Necessário para todo processo de compra/contratação.

Trata-se do DFD que foi preenchido para o Plano de Contratações Anual (PCA), tendo originado a contratação prevista no calendário de contratações.

Deve ser retirado do Sistema de Compras, seguindo os passos descritos abaixo:

1. Acessar o ícone de usuário no canto superior direito da tela de abertura do sistema, selecionando “PGC”;

2. Selecionar o filtro “PCA 20XX – XXXX”, escolhendo ano a que se refere o Plano;

3. Selecionar a guia “Meus DFDs”, caso o DFD tenha sido feito pela própria pessoa que está consultado;

3.1 Caso tenha sido outra pessoa que cadastrou o DFD desejado, deve-se selecionar “DFDs da minha UASG” e digitar, no campo de filtro “Termo a ser pesquisado”, o número do DFD ou o nome da área requisitante ou uma palavra relativa à descrição do objeto.

4. Identificado o DFD, deve-se procurar na coluna “Ações” o ícone “Visualizar DFD” e clicar no mesmo;

5. No canto inferior direito há a opção “Baixar Documento”, que, ao ser clicada, será gerado uma versão em pdf do DFD. Essa versão deverá ser anexada no processo de contratação a ser aberto no SIPAC.

Caso não exista DFD para a contratação pretendida, ou seja, caso a contratação não tenha sido planejada, o requisitante deverá:

1. Acessar o sistema e realizar a criação de novo DFD, seguindo os passos detalhados no tutorial de preenchimento de DFD (formato .pdf, tamanho 1mb).

2. Uma vez enviado o novo DFD, basta baixá-lo e anexar ao processo, conforme instruções dos itens 4 e 5 anteriormente detalhados.

2.4.3 Estudo Técnico Preliminar (ETP) Digital

Deve ser Preenchido no Sistema de Compras (art. 4º da IN SEGES/ME nº 58/2022), para  mais orientações acesse o Guia de preenchimento de ETP (formato .pdf, tamanho 38kb)

Ao entrar no sistema o usuário deverá acessar, no ícone de usuário no canto superior direito, a opção “ETP”.

Para preenchimento, caso ainda não tenha, solicite solicite acesso ao sistema de demanda de compras.

Documento obrigatório, conforme IN SEGES/ME nº 58/2022, facultativo apenas para os casos de dispensa de licitação por limite de valor e outras situações específicas (Incisos I, II, VII e VIII do Art. 75, Lei 14.133/2021).

Modelo de despacho para dispensa do ETP e ou Análise de risco (formato .pdf, tamanho 68kb)

2.4.4 Requisição de Participação – Modelo no SIPAC

a) Adicionar documento no processo carregando o modelo do SIPAC “TERMO DE REFERÊNCIA-REQUISIÇÃO DE PARTICIPAÇÃO IRP”;

b) Preencher o documento conforme as informações, quantidades e características do objeto demandado;

b.1) Deve-se manter a indicação de numeração dos itens conforme termo de referência recebido do órgão gerenciador.

2.4.5  Termo de Referência do órgão gerenciador

Anexar no processo o termo de referência original, produzido e enviado pelo órgão gerenciador da compra.

2.5 Após instruído o processo, encaminhar o processo para a Diretoria de área (caso seja aberto por uma coordenadoria).

1. Abrir processo de compra/contratação:

Selecionando opção de Classificação CONARQ, de acordo com a natureza do processo, dentre as opções que aparecem ao serem digitadas as palavras-chave “compra” ou “contratação”, assim como “obra”, “construção” ou “reforma”.

Descrevendo o objeto, no campo “assunto detalhado”

2. Produzir e anexar ao processo:

2.1 Ofício a Diretoria da área solicitando adesão a ata de registro de preços. Modelo de ofício de pedido de carona (formato .odt tamanho 11kb).

2.2 Documento de Formalização de Demanda (DFD)

Necessário para todo processo de compra/contratação.

Trata-se do DFD que foi preenchido para o Plano de Contratações Anual (PCA), tendo originado a contratação prevista no calendário de contratações.

Deve ser retirado do Sistema de Compras, seguindo os passos descritos abaixo:

1. Acessar o ícone de usuário no canto superior direito da tela de abertura do sistema, selecionando “PGC”;

2. Selecionar o filtro “PCA 20XX – XXXX”, escolhendo ano a que se refere o Plano;

3. Selecionar a guia “Meus DFDs”, caso o DFD tenha sido feito pela própria pessoa que está consultado;

3.1 Caso tenha sido outra pessoa que cadastrou o DFD desejado, deve-se selecionar “DFDs da minha UASG” e digitar, no campo de filtro “Termo a ser pesquisado”, o número do DFD ou o nome da área requisitante ou uma palavra relativa à descrição do objeto.

4. Identificado o DFD, deve-se procurar na coluna “Ações” o ícone “Visualizar DFD” e clicar no mesmo;

5. No canto inferior direito há a opção “Baixar Documento”, que, ao ser clicada, será gerado uma versão em pdf do DFD. Essa versão deverá ser anexada no processo de contratação a ser aberto no SIPAC.

Caso não exista DFD para a contratação pretendida, ou seja, caso a contratação não tenha sido planejada, o requisitante deverá:

1. Acessar o sistema e realizar a criação de novo DFD, seguindo os passos detalhados no tutorial de preenchimento de DFD (formato .pdf, tamanho 1mb).

2. Uma vez enviado o novo DFD, basta baixá-lo e anexar ao processo, conforme instruções dos itens 4 e 5 anteriormente detalhados.

2.3 Estudo Técnico Preliminar (ETP) Digital

Deve ser Preenchido no Sistema de Compras (art. 4º da IN SEGES/ME nº 58/2022), para mais orientações acesse o Guia de preenchimento de compras (formato .pdf, tamanho 903kb).

Ao entrar no sistema o usuário deverá acessar, no ícone de usuário no canto superior direito, a opção “ETP”. Após o preenchimento deverá ser publicado e baixado na versão pdf.

OBS: o Termo de Referência é dispensado no caso de Adesão (Carona), conforme artigo 11 da IN 81/2022.

2.4 Pesquisa de preços

Faz parte do termo de referência conforme disposto no (Inciso IX, Art. 8º da IN CGNOR/ME nº 81/2022).

Para a realização de pesquisa de preços dentro da legalidade, os responsáveis demandantes devem considerar as orientações disponíveis (formato .pdf, tamanho 1mb) e anexar no processo o Modelo de formalização da pesquisa de preços (formato .odt, tamanho 34kb, atualizado em 18/06/2025)

⚠️ATENÇÃO: o preço da Ata a ser Aderida deve ser mais vantajoso (de valor menor) do que a pesquisa de preços.

2.5 Ata de Registro de Preços a ser aderida – consultar a Coordenadoria de Licitação e Compras para download dos documentos do Pregão (Ata SRP; Ata do Pregão, Resultado por fornecedor; proposta);

2.6 Autorização do Fornecedor do material – o Ofício de Solicitação de Autorização para Adesão a Ata de Registro de Preços (formato .odt, tamamnho 11kb)) deve ser preenchido e enviado ao fornecedor, por e-mail. Caso tenha interesse em fornecer a adesão, o fornecedor deve enviar um documento de autorização, também por e-mail. Esse documento de autorização do fornecedor deve ser anexado ao processo de compra.

2.7. Justificativa da vantagem da adesão - o documento deve ser anexado ao processo de compras e preenchida pelo requisitante: Modelo de justificativa da vantagem da adesao a ata (formato .docx, tamanho 8kb).