1. De acordo com o calendário de compras, o setor requisitante (coordenadoria ou diretoria de área) deverá:

1.1 Abrir processo de compra/contratação:

1.1.1 Selecionando opção de Classificação CONARQ, de acordo com a natureza do processo, dentre as opções que aparecem ao serem digitadas as palavras-chave “compra” ou “contratação”, assim como “obra”, “construção” ou “reforma”.

1.1.2 Descrevendo o objeto, no campo “assunto detalhado”

1.2 Produzir e anexar ao processo:

1.2.1 Documento de Formalização de Demanda (DFD)

Necessário para todo processo de compra/contratação.

Trata-se do DFD que foi preenchido para o Plano de Contratações Anual (PCA), tendo originado a contratação prevista no calendário de contratações.

Deve ser retirado do Sistema de Compras, seguindo os passos descritos abaixo:

1. Acessar o ícone de usuário no canto superior direito da tela de abertura do sistema, selecionando “PGC”;

2. Selecionar o filtro “PCA 20XX – XXXX”, escolhendo ano a que se refere o Plano;

3. Selecionar a guia “Meus DFDs”, caso o DFD tenha sido feito pela própria pessoa que está consultado;

3.1 Caso tenha sido outra pessoa que cadastrou o DFD desejado, deve-se selecionar “DFDs da minha UASG” e digitar, no campo de filtro “Termo a ser pesquisado”, o número do DFD ou o nome da área requisitante ou uma palavra relativa à descrição do objeto.

4. Identificado o DFD, deve-se procurar na coluna “Ações” o ícone “Visualizar DFD” e clicar no mesmo;

5. No canto inferior direito há a opção “Baixar Documento”, que, ao ser clicada, será gerado uma versão em pdf do DFD. Essa versão deverá ser anexada no processo de contratação a ser aberto no SIPAC.

Caso não exista DFD para a contratação pretendida, ou seja, caso a contratação não tenha sido planejada, o requisitante deverá:

1. Acessar o sistema e realizar a criação de novo DFD, seguindo os passos detalhados no tutorial de preenchimento de DFD (formato .pdf, tamanho 1mb).

2. Uma vez enviado o novo DFD, informar sobre sua inclusão à Coordenadoria de Licitação e Compras, basta baixá-lo e anexar ao processo, conforme instruções dos itens 4 e 5 anteriormente detalhados.

1.2.2 Estudo Técnico Preliminar (ETP) Digital

Deve ser Preenchido no Sistema de Compras (art. 4º da IN SEGES/ME nº 58/2022), para  mais orientações acesse o Guia de preenchimento de ETP (formato .pdf, tamanho 38kb)

Ao entrar no sistema o usuário deverá acessar, no ícone de usuário no canto superior direito, a opção “ETP”.

Para preenchimento, caso ainda não tenha,solicite acesso ao sistema de demanda de compras.

Documento obrigatório, conforme IN SEGES/ME nº 58/2022, facultativo apenas para os casos de dispensa de licitação por limite de valor e outras situações específicas (Incisos I, II, VII e VIII do Art. 75, Lei 14.133/2021).

Modelo de despacho para dispensa do ETP e ou Análise de risco (formato .pdf, tamanho 68kb)

1.2.3 Termo de Referência (TR) Digital

Deve ser Preenchido no Sistema de Compras (art. 4º da IN CGNOR/ME nº 81/2022)

Ao entrar no sistema o usuário deverá acessar, no ícone de usuário no canto superior direito, a opção “Termo de Referência”.

Obrigatório para todo processo de compra/contratação, inclusive para contratações diretas (§ 1 º do art. 6º da IN CGNOR/ME nº 81/2022).

Deverá “ser elaborado conjuntamente por servidores da área técnica e requisitante ou, quando houver, pela equipe de planejamento da contratação” (Art. 8º da IN CGNOR/ME nº 81/2022).

Poderá ser utilizado os modelos seguintes para aquisições por contratação direta (dispensa de licitação):  TR 08/2024 para aquisições e TR 20/2024 para contratação de serviços, considerar orientações disponibilizadas (formato .pdf, tamanho 837kb)

1.2.4 Pesquisa de preços

Faz parte do termo de referência conforme disposto no (Inciso IX, Art. 8º da IN CGNOR/ME nº 81/2022).

Para a realização de pesquisa de preços dentro da legalidade, os responsáveis demandantes devem considerar orientações disponíveis (formato .pdf, tamanho 1mb)

1.2.5 Mapa de Riscos da Contratação

Deve ser Preenchido no Sistema de Compras

Ao entrar no sistema o usuário deverá acessar, no ícone de usuário no canto superior direito, a opção “Gestão de Riscos”.

Documento necessário apenas para contratações de serviços em que seja celebrado contrato (IN SG/MPDG nº 05/2017, ratificada pela IN SEGES/ME nº 98/2022), devendo ser preenchido no sistema de compras federais no link https://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortal.asp, módulo “Gestão de Riscos.”

Modelo de despacho para dispensa do ETP e ou Análise de risco (formato .pdf, tamanho 68kb)

1.3 Após instruído o processo, encaminhar o processo para a Diretoria de área.

1. Esporadicamente, as diretorias de área e coordenadoria interessadas, poderão receber comunicado da Diretoria de Administração, indicando a possibilidade de manifestar interesse de participar em licitação a ser realizada por outra unidade do Ifes ou dos demais órgãos federais.

2. Havendo o interesse em adquirir futuramente os itens relacionados no termo de referência do órgão gerenciador da licitação, a coordenadoria/diretoria de área deverá:

2.1 realizar o levantamento dos itens e quantitativos de interesse;

2.2 comunicar-se com as demais coordenadorias/diretorias para agrupamento da demanda e abertura de único processo, caso mais de uma coordenadoria/diretoria tenha interesse no objeto;

2.3 Abrir processo de compra/contratação:

2.3.1 Selecionando opção de Classificação CONARQ, de acordo com a natureza do processo, dentre as opções que aparecem ao serem digitadas as palavras-chave “compra” ou “contratação”, assim como “obra”, “construção” ou “reforma”.

2.3.2 Descrevendo o objeto e o número da identificação da IRP, no campo “assunto detalhado”

2.4 Produzir e anexar ao processo:

2.4.1 Oficio a Diretoria da área solicitando a aquisição do item/serviço.

2.4.2. Documento de Formalização de Demanda (DFD)

Necessário para todo processo de compra/contratação.

Trata-se do DFD que foi preenchido para o Plano de Contratações Anual (PCA), tendo originado a contratação prevista no calendário de contratações.

Deve ser retirado do Sistema de Compras, seguindo os passos descritos abaixo:

1. Acessar o ícone de usuário no canto superior direito da tela de abertura do sistema, selecionando “PGC”;

2. Selecionar o filtro “PCA 20XX – XXXX”, escolhendo ano a que se refere o Plano;

3. Selecionar a guia “Meus DFDs”, caso o DFD tenha sido feito pela própria pessoa que está consultado;

3.1 Caso tenha sido outra pessoa que cadastrou o DFD desejado, deve-se selecionar “DFDs da minha UASG” e digitar, no campo de filtro “Termo a ser pesquisado”, o número do DFD ou o nome da área requisitante ou uma palavra relativa à descrição do objeto.

4. Identificado o DFD, deve-se procurar na coluna “Ações” o ícone “Visualizar DFD” e clicar no mesmo;

5. No canto inferior direito há a opção “Baixar Documento”, que, ao ser clicada, será gerado uma versão em pdf do DFD. Essa versão deverá ser anexada no processo de contratação a ser aberto no SIPAC.

Caso não exista DFD para a contratação pretendida, ou seja, caso a contratação não tenha sido planejada, o requisitante deverá:

1. Acessar o sistema e realizar a criação de novo DFD, seguindo os passos detalhados no tutorial de preenchimento de DFD (formato .pdf, tamanho 1mb).

2. Uma vez enviado o novo DFD, basta baixá-lo e anexar ao processo, conforme instruções dos itens 4 e 5 anteriormente detalhados.

2.4.3 Estudo Técnico Preliminar (ETP) Digital

Deve ser Preenchido no Sistema de Compras (art. 4º da IN SEGES/ME nº 58/2022), para  mais orientações acesse o Guia de preenchimento de ETP (formato .pdf, tamanho 38kb)

Ao entrar no sistema o usuário deverá acessar, no ícone de usuário no canto superior direito, a opção “ETP”.

Para preenchimento, caso ainda não tenha, solicite solicite acesso ao sistema de demanda de compras.

Documento obrigatório, conforme IN SEGES/ME nº 58/2022, facultativo apenas para os casos de dispensa de licitação por limite de valor e outras situações específicas (Incisos I, II, VII e VIII do Art. 75, Lei 14.133/2021).

Modelo de despacho para dispensa do ETP e ou Análise de risco (formato .pdf, tamanho 68kb)

2.4.4 Requisição de Participação – Modelo no SIPAC

a) Adicionar documento no processo carregando o modelo do SIPAC “TERMO DE REFERÊNCIA-REQUISIÇÃO DE PARTICIPAÇÃO IRP”;

b) Preencher o documento conforme as informações, quantidades e características do objeto demandado;

b.1) Deve-se manter a indicação de numeração dos itens conforme termo de referência recebido do órgão gerenciador.

2.4.5  Termo de Referência do órgão gerenciador

Anexar no processo o termo de referência original, produzido e enviado pelo órgão gerenciador da compra.

2.5 Após instruído o processo, encaminhar o processo para a Diretoria de área (caso seja aberto por uma coordenadoria).

1. Abrir processo de compra/contratação:

Selecionando opção de Classificação CONARQ, de acordo com a natureza do processo, dentre as opções que aparecem ao serem digitadas as palavras-chave “compra” ou “contratação”, assim como “obra”, “construção” ou “reforma”.

Descrevendo o objeto, no campo “assunto detalhado”

2. Produzir e anexar ao processo:

2.1 Ofício a Diretoria da área solicitando adesão a ata de registro de preços. Modelo de ofício de pedido de carona (formato .odt tamanho 11kb).

2.2 Documento de Formalização de Demanda (DFD)

Necessário para todo processo de compra/contratação.

Trata-se do DFD que foi preenchido para o Plano de Contratações Anual (PCA), tendo originado a contratação prevista no calendário de contratações.

Deve ser retirado do Sistema de Compras, seguindo os passos descritos abaixo:

1. Acessar o ícone de usuário no canto superior direito da tela de abertura do sistema, selecionando “PGC”;

2. Selecionar o filtro “PCA 20XX – XXXX”, escolhendo ano a que se refere o Plano;

3. Selecionar a guia “Meus DFDs”, caso o DFD tenha sido feito pela própria pessoa que está consultado;

3.1 Caso tenha sido outra pessoa que cadastrou o DFD desejado, deve-se selecionar “DFDs da minha UASG” e digitar, no campo de filtro “Termo a ser pesquisado”, o número do DFD ou o nome da área requisitante ou uma palavra relativa à descrição do objeto.

4. Identificado o DFD, deve-se procurar na coluna “Ações” o ícone “Visualizar DFD” e clicar no mesmo;

5. No canto inferior direito há a opção “Baixar Documento”, que, ao ser clicada, será gerado uma versão em pdf do DFD. Essa versão deverá ser anexada no processo de contratação a ser aberto no SIPAC.

Caso não exista DFD para a contratação pretendida, ou seja, caso a contratação não tenha sido planejada, o requisitante deverá:

1. Acessar o sistema e realizar a criação de novo DFD, seguindo os passos detalhados no tutorial de preenchimento de DFD (formato .pdf, tamanho 1mb).

2. Uma vez enviado o novo DFD, basta baixá-lo e anexar ao processo, conforme instruções dos itens 4 e 5 anteriormente detalhados.

2.3 Estudo Técnico Preliminar (ETP) Digital

Deve ser Preenchido no Sistema de Compras (art. 4º da IN SEGES/ME nº 58/2022), para mais orientações acesse o Guia de preenchimento de compras (formato .pdf, tamanho 903kb).

Ao entrar no sistema o usuário deverá acessar, no ícone de usuário no canto superior direito, a opção “ETP”. Após o preenchimento deverá ser publicado e baixado na versão pdf.

OBS: o Termo de Referência é dispensado no caso de Adesão (Carona), conforme artigo 11 da IN 81/2022.

2.4 Pesquisa de preços

Faz parte do termo de referência conforme disposto no (Inciso IX, Art. 8º da IN CGNOR/ME nº 81/2022).

Para a realização de pesquisa de preços dentro da legalidade, os responsáveis demandantes devem considerar as orientações disponíveis (formato .pdf, tamanho 1mb).

⚠️ATENÇÃO: o preço da Ata a ser Aderida deve ser mais vantajoso (de valor menor) do que a pesquisa de preços.

2.5 Ata de Registro de Preços a ser aderida – consultar a Coordenadoria de Licitação e Compras para download dos documentos do Pregão (Ata SRP; Ata do Pregão, Resultado por fornecedor; proposta);

2.6 Autorização do Fornecedor do material – o Ofício de Solicitação de Autorização para Adesão a Ata de Registro de Preços (formato .odt, tamamnho 11kb)) deve ser preenchido e enviado ao fornecedor, por e-mail. Caso tenha interesse em fornecer a adesão, o fornecedor deve enviar um documento de autorização, também por e-mail. Esse documento de autorização do fornecedor deve ser anexado ao processo de compra.

2.7. Justificativa da vantagem da adesão - o documento deve ser anexado ao processo de compras e preenchida pelo requisitante: Modelo de justificativa da vantagem da adesao a ata (formato .docx, tamanho 8kb).